Reuniones: el síndrome de las reunionitis


Me han pasado una fórmula que puede entrar en los anales de la historia de la gestión. Me comentan que apareció en un blog.

Intenta medir las el rendimiento de las reuniones de trabajo:

RENDIMIENTO = PROMEDIO DE INTELIGENCIA DE LOS PARTICIPANTES / (NUMERO DE PERSONAS QUE PARTICIPAN)2

¡No me dirás que no es interesante!

Esto me ha hecho reflexionar sobre las reuniones, su necesidad, y sobre todo, cómo se llevan a cabo. Todos hemos asistido alguna vez a un seminario o cursos de Gestión del Tiempo, o Gestión de Reuniones, o “Deja tu flapsi-hapsi y vamos a aprender a ser más eficientes”.

Es consecuente: si nuestro mayor activo es nuestro tiempo, y es lo único que podemos controlar, es lógico pensar que debiéramos saber administrar en qué cuadrícule entre lo urgente y lo importante lo dedicamos.

Podríamos encontrar o inventar fórmulas para medir ratios: por ejemplo, el ratio de puntualidad, el ratio de aprovechamiento (o el inverso, el de desaprovechamiento), pero la verdad es que cualquiera de ellas da miedo por sus resultados.

Cuentan que un famoso gestor de empresas, cuando iniciaba una reunión y en menos de 5 minutos no se estaba ya hablando del tema a debate, se levantaba y se iba de la reunión… 🙂

Sin deseo de crítica alguna, a lo largo de los años me ha enseñado más la experiencia y la sabia necesidad de trabajar menos pero trabajar mejor, por tanto = resultado con  – esfuerzo, que me ha llevado a repasar los conceptos y la “wish-list” de las reuniones. Todos lo hemos aprendido, pero todavía en muchas ocasiones me sigo preguntando cosas como:

  • ¿Se ha realizado, comunicado (con anticipación suficiente), la agenda de la reunión?
  • ¿Se ha convocado a todos los que han de estar? ¿Han venido? ¿Han confirmado previamente?.. Igual es necesario desconvocar… hay quien DEBE estar…
  • ¿Cuantos han preparado la reunión ANTES de la reunión
  • ¿Todo el mundo tiene claras las expectativas para la reunión, es decir, cual es el objetivo y el resultado que ha de salir de la reunión?
  • ¿Cuanto tiempo REAL se habla de los temas que se han propuesto en agenda? ¿Y cuantos no estaban en agenda y se han tratado fuera del “Ruegos y preguntas”?
  • ¿Se ha hecho un repaso final de las conclusiones -y todo el mundo asiente-, pasos siguientes, quien es el responsable, y cuando ha de tenerlos? Ya se sabe, por aquello de que “lo que no se escribe no se hace”
  • ¿Se ha tomado nota -alguien-, para hacer un acta simple de la reunión? ¿Se ha distribuído el acta ANTES de 24 horas? Si no, la gente tiende a olvidar fácilmente y perder interés en lo discutido y decidido…
  • Etc…

En fin, toca de vez en cuando hacer una reflexión. :-))

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